月次決算が続かない理由とは？まず見る4つの数字と続け方

　決算のときにまとめて数字を見るだけで、毎月の経営判断には十分に活かしきれていない。毎月、数字を見たほうがよいとわかっていても、忙しさに紛れて続かない。限られた人数で経営に携わっていると、こうした状態になりやすいものです。

　月次決算は、毎月の数字を経営判断に使うための仕組みです。ここでいう月次決算は、税務申告のために毎月正式な決算書を作ることではなく、売上・粗利・固定費・現金残高などを毎月確認し、経営判断に使うための簡易的な月次管理を指します。

　この記事では、月次決算が続かない理由を整理し、一人会社や小規模事業者が無理なく毎月の数字を経営判断に使うための続け方を解説します。

　決算書の基本的な見方から確認したい方は、 「決算書を経営判断に活かすには？見るべき数字と見方の順番を解説」もあわせてご覧ください。 

1. なぜ月次決算が続かないのか

　月次決算は、やり方よりも「続けること」のほうが難しいものです。まずは、続かなくなる原因を整理します。

1-1. 完璧に作ろうとして負担が重くなる

　月次決算が続かない原因の一つは、最初から完璧に作ろうとして負担が重くなることです。

　月次決算と聞くと、決算書と同じ精度で毎月作らなければならないと感じてしまうことがあります。実際には、経営判断に使うための月次決算は、税務申告のための決算ほどの正確さは必要ありません。1円単位の正確さよりも、毎月同じ基準でだいたいの傾向をつかめることのほうが、判断には役立ちます。

　精度を求めすぎると作業が重くなり、結局続かなくなります。まずは大づかみでよいと割り切ることが、続けるための第一歩になります。

1-2. 数字を見ても判断につながらない

　数字を見ても、それが経営判断につながらないと、月次決算は形だけのものになります。

　試算表や数字を眺めても、「だから何をすればよいのか」が見えなければ、見る意味を感じにくくなります。数字を集めること自体が目的になり、具体的な改善や判断につながらないこともあります。

　月次決算を続けるには、数字を見ること自体ではなく、その数字を見て何を判断するのかをあらかじめ決めておくことが必要です。

1-3. 見るタイミングと担当が決まっていない

　いつ、誰が数字を見るのかが決まっていないと、月次決算は後回しになりがちです。

　「時間ができたら見る」「気づいたら確認する」という進め方では、忙しい月ほど後回しになります。経営者一人がすべてを抱えていると、本業に追われて数字を見る時間が取れないこともあります。

　月次決算を続けるには、数字を見る日を予定に入れ、誰が準備し、誰が確認するのかを決めておくことが大切です。

2.月次決算は「正確さ」だけでなく「続けやすさ」で考える

　月次決算を経営判断に使うなら、正確さよりも続けやすさを優先する考え方が役立ちます。ここでは、毎月の数字を無理なく見続けるための前提を整理します。

2-1. 経営判断に使う数字は、おおまかでよい

　経営判断に使う月次の数字は、おおまかな精度でも十分役立ちます。

　たとえば、売上、粗利、固定費、現金残高といった数字は、細かい端数まで合っていなくても、毎月の傾向をつかむには足ります。先月と比べて粗利が薄くなっていないか、固定費が増えていないか、現金が減っていないか。こうした変化に気づくことが、月次決算の目的です。

　決算や申告で確定させる数字は、最終的に正確に整える必要があります。ただ、経営判断のために毎月見る段階では、まず大きな傾向を早めにつかむことが役立ちます。この割り切りが、続けやすさにつながります。 

2-2. 毎月「同じ項目・同じ期間」で確認する

　月次の数字は、毎月同じ項目を、同じ期間で見ることが大切です。

　月によって見る数字が変わったり、集計する期間がずれたりすると、数字が増えたのか減ったのかを正しく比べられません。たとえば、ある月は売上だけを見て、別の月は売上と現金残高を見るという形では、会社の変化を追いにくくなります。

　毎月、売上・粗利・固定費・現金残高など同じ項目を並べ、前月や前年同月と比べることで、いつもと違う動きに気づきやすくなります。

　完璧な数字を一度だけ作るよりも、多少おおまかでも同じ形で毎月続けるほうが、経営判断には使いやすくなります。

3. 毎月見る数字を絞り込む

　月次決算を続けるには、見る数字を増やしすぎないことが必要です。ここでは、一人会社や小規模事業者がまず押さえたい数字を整理します。

3-1. まず見たい4つの数字

　毎月見る数字は、最初から増やしすぎる必要はありません。まずは売上、粗利、固定費、現金残高の4つに絞り、それぞれの変化を前月や前年同月と比べて確認すると、経営判断につなげやすくなります。

　この4つを毎月並べて見るだけでも、会社の状態はつかみやすくなります。

　売上は、伸びているか落ちているかという全体の勢いを見ます。粗利は、売上から仕入れや材料費などを引いた利益で、売上の割に薄くなっていないか、値引きや原価高で利益が削られていないかを確認します。固定費は、家賃や人件費など毎月かかる費用で、知らないうちに増えていないか、毎月の支出の最低ラインが上がっていないかを見ます。現金残高は、固定費の何か月分を確保できているか、減り続けていないかを見ます。

　最初から多くの数字を見ようとすると負担が重くなります。まずはこの4つに絞り、慣れてきたら売掛金や在庫など、自社で気になる数字を足していくとよいでしょう。

3-2. 数字は「比べて」はじめて意味を持つ

　数字は単独で見るのではなく、比べることではじめて判断に使えます。

　今月の売上が300万円だったとしても、それだけでは良いか悪いか判断できません。先月や前年同月と比べて、増えているのか減っているのか。当初の見込みと比べて、上回っているのか下回っているのか。こうした比較があってはじめて、数字は経営判断の材料になります。

　毎月の数字は、前月・前年同月・当初の見込みのいずれかと並べて見る習慣をつけると、変化に気づきやすくなります。

3-3. 売上の動きと現金の動きは分けて見る

　月次決算では、売上の動きと現金の動きを分けて見ることが必要です。

　売上が伸びていても、入金が遅かったり、仕入れや在庫が増えていたりすると、現金は減ることがあります。売上の数字だけを見て安心していると、現金が足りなくなる場面に気づくのが遅れます。

　売掛金が増えて入金が遅れる構造は「売掛金が増えると資金繰りが苦しくなる理由とは？入金サイトと回収管理の確認ポイント」、在庫に現金が変わって滞留する構造は「在庫が資金繰りを圧迫する理由とは？仕入れ判断と在庫管理のポイント」でも整理しています。

　月次決算で売上と現金を別々に追うことで、利益は出ているのに資金繰りが苦しいという状態に早く気づけます。

4. 月次決算を続ける会社が決めていること

　月次決算を続けるには、あらかじめ決めておきたいことがあります。自社でまだ曖昧な部分がないか確認してみましょう。

• 毎月いつ数字を見るか、日にちや曜日を決めている
• 誰が数字をまとめ、誰が判断するのか、担当を分けている
• 見る数字を最初から増やしすぎず、絞り込んでいる
• 数字を見たら何を判断するのか、確認する観点を決めている
• 前月や前年同月など、比べる相手を決めている
• 数字は完璧を求めず、毎月同じ基準で大づかみに見ている
• 税理士や外部の支援者と、数字を見る場を定期的に持っている

　たとえば、毎月末で売上や請求を締め、翌月10日までに数字を整理し、15日に前月分を確認する、というように締め日と確認日を決めておくと、忙しい月でも数字の確認が後回しになりにくくなります。日付は会社の状況に合わせて構いません。大切なのは、見る日があらかじめ決まっていることです。数字が多少おおまかでも、毎月決まった時期に見られる状態のほうが、経営判断には使いやすくなります。

　いずれも、特別な知識がなくても始められることばかりです。月次決算は、難しい分析を増やすことではなく、見る習慣を仕組みとして決めておくことで続きやすくなります。

5. 一人で抱えず、外部の力も使って続ける

　月次決算は、経営者が一人で抱えるほど続きにくくなります。ここでは、外部の力も使って続ける仕組みづくりを整理します。

5-1. 数字をまとめる人と判断する人を分ける

　月次決算を続けるには、数字をまとめる作業と、数字を見て判断する役割を分けると負担が軽くなります。

　経営者がすべてを抱えていると、数字をまとめる作業に時間を取られ、肝心の判断まで手が回らないことがあります。数字をまとめる部分を社内の担当者や税理士、外部の支援者に任せられれば、経営者は判断に集中できます。一人会社の場合も、社内で役割を分ける必要はありません。試算表や月次の集計を税理士や外部の支援者に任せ、経営者は数字を見て判断する時間を確保する、という分け方でも十分です。 

　たとえば、試算表や月次の集計は税理士や担当者にまとめてもらい、経営者はそこから「売上の割に粗利が薄い」「固定費が増えている」といった変化を読み取って次の手を決める、という分け方です。数字を作ること自体は専門の人に任せ、経営者は判断に専念するほうが、限られた時間を使いやすくなります。

　まとめる人と判断する人を分けることで、月次決算は本業の合間でも続けやすくなります。

5-2. 定期的に数字を見る「場」を作る

　月次決算を続けるには、数字を見る場を定期的に設けることが効果的です。

　毎月決まったタイミングで、数字を一緒に見て話す場があると、後回しになりにくくなります。社内に相談相手がいない場合は、税理士や外部の専門家とそうした場を持つことも選択肢になります。数字を見て終わりにせず、次に何をするかまで話せると、月次決算が経営判断につながります。

　毎月の数字を見て経営判断につなげる体制づくりについては、「経営管理サポート（https://flat-office.com/keieikanri/」もあわせてご参照ください。

6. 想定事例

　ここでは、月次決算の続け方によって経営判断が分かれたケースを整理します。自社の運用を見直す際の参考にしてください。

7. まとめ

　この記事のポイントを3点に整理します。月次決算は、難しい分析を増やすことではなく、毎月の数字を判断に使う仕組みを決めておくことで続きやすくなります。

1. 月次決算が続かない背景には、完璧を求めて負担が重くなる、数字が判断につながらない、見るタイミングと担当が決まっていない、といった原因がある
   
2. 経営判断に使う数字は、売上・粗利・固定費・現金残高の4つから絞り込み、毎月同じ基準で前月や前年同月と比べて変化をつかむ
   
3. 数字をまとめる作業と判断する時間を分け、毎月見る場とタイミングを決めることで、月次決算を無理なく続ける

　月次決算は、経理のためだけの作業ではありません。毎月の数字を見て、仕入れ・採用・投資・資金繰りの判断を早めるために役立ちます。

　まずは、完璧な資料を作ることよりも、毎月同じ数字を同じ時期に見ることから始めてみましょう。

＊記事内の事例（ケース）については、フラット経営事務所・行政書士法人フラット法務事務所で経験したものだけでなく想定ケースも含まれ、実際の事例とは異なることがあります。また、関係法令は記載した時点のものです。

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